De boekhoudkundige verwerking van cadeaubonnen als handelaar

Isabel Van den Dorpe – adviseur studiedienst Refibo bvba.

Cadeaubonnen inboeken als handelaar is best eenvoudig. We zetten het allemaal even voor jou op een rijtje in een gesprek met Isabel Van den Dorpe van fiscaliteit- , boekhoud- en advieskantoor Refibo bvba.

Zijn cadeaucheques een goed idee voor handelaars?

Isabel Van den Dorpe: “Vanuit boekhoudkundig perspectief is er in ieder geval niets op tegen. Sommige zaken, zoals cadeauwinkels of restaurants, bieden vaker cadeaubons aan dan bijvoorbeeld groenten- en fruitwinkels.
Toch vormt een bon voor een fruitwinkel met een uitgebreid assortiment best een leuk geschenk.
Er zijn een paar dingen waar je als handelaar op moet letten, maar voor je boekhouding vormen geschenkbonnen geen probleem.”

Waar moet je dan op letten bij de verkoop van een bon?

Isabel Van den Dorpe: “Wat je als handelaar ook aanbiedt, wanneer je een cadeaubon verkoopt, vindt er een verkoop plaats en moet je dat ook zo boeken, als over te dragen opbrengst. Op deze verkoop is er géén btw verschuldigd.”

Geen btw verschuldigd? Hoe kan dat?

Isabel Van den Dorpe: “Omdat je niet weet  wat er uiteindelijk met de bon gekocht zal worden. Stel, je bent een traiteur, en je biedt geschenkencheques aan. De ontvanger van de cheque kan er kreeft mee kopen, waar 21% btw op geldt, maar even goed aardappelen, met een btw tarief van 6%. Bovendien is het volgens Art. 44 van het btw wetboek ook gewoonweg verboden om btw te heffen op de verkoop van zogenaamde ‘onlichamelijke goederen’, zoals geschenkbonnen.”

En bij het inruilen van de bon, hoe zit het dan met de btw?

Isabel Van den Dorpe: “Dat moet je als handelaar natuurlijk wel rekening houden met de btw. Als de klant de bon omruilt voor artikels waarop verschillende btw-tarieven van toepassing zijn, moet je deze verkopen ook uitsplitsen. Een bon van 25 euro voor een etentje kan bijvoorbeeld dienen om een lunch van 20 euro te betalen en drank van 5 euro. Op de lunch geldt een tarief van 12% btw, op de drank 21%.”

Wat als er meer gekocht wordt dan de waarde van de ingeruilde cadeaubon?

Isabel Van den Dorpe: “In dat geval zet je het extra bedrag apart bij in de boeking als kasontvangst.”

Wat als de cadeaubon niet ingeruild wordt?

Isabel Van den Dorpe: “Tja, dat gebeurt natuurlijk ook. Eerst en vooral is het belangrijk dat op elke bon een duidelijke vervaldatum vermeld staat, en dat de koper weet hoe lang de bon geldig is vóór hij de aankoop doet (bij TadaBon wordt de geldigheid automatisch getoond nog voor de aankoop). Eens de vervaldatum overschreden, boek je als handelaar de bon zonder btw als diverse bedrijfsopbrengst. Er is immers geen fysieke verkoop geweest, en er is geen dienst geleverd.”

Voor meer info over de boekhouding van cadeaubonnen, zie Het boeken van verkochte cadeaubonnen – Refibo.

Via TadaBon kan je natuurlijk online een cadeaubon aanbieden zonder boekhoudkundige zorgen, en als toevoeging naast de ‘echte’ cadeaubon die je reeds in je zaak aanbiedt: een cadeaubon aanbieden via TadaBon.